Kim jesteście i czym się zajmujecie?

Cześć Wam! Z tej strony Piotrek i Michał Czyżewscy. Jesteśmy z Wrocławia, ze studia tańca Street Dance Academy, w skrócie SDA i na co dzień zajmujemy się prowadzeniem tego studia, a w zasadzie nauką tańca ludzi – i my, i nasi instruktorzy – w sposób, w jaki potrafimy najlepiej. Mamy nadzieję, że ludziom daje to jakąś radość i czerpią z tego jakąś wartość – niezależnie od tego, czy chcą być profesjonalistami, czy ma to być dla nich hobby i takie oderwanie się od codzienności.

Z jakimi wyzwaniami mierzyliście się, zanim zaczęliście korzystać z WodGuru?

Jeśli chodzi o problemy, z jakimi mierzyliśmy się zanim poznaliśmy WodGuru, no to myślę, że ja mam jakieś swoje i Michał ma swoje. Jeśli chodzi o mnie, to był bałagan, bo te wszystkie rzeczy, które teraz mamy w jednym miejscu w WodGuru, one były w różnych miejscach, wiecie, na różnych listach, na różnych dyskach, w różnych chmurach i tak dalej. Teraz jest to w jednym miejscu i mimo że mieliśmy to w jakiś tam sposób posegregowane, czy nawet poautomatyzowane, to jednak nie było to, co byśmy chcieli. A Ty, Michał? Jeśli chodzi o mnie to uważam, że jakby największą frustracją był brak terminowych opłat u ludzi mimo jakichś tam przypomnień, nie przypomnień, to gdzieś tam ludzie tych terminów nie trzymali. A przez to, że nie mieliśmy żadnych – my – żadnych przypomnień jako osoby, które gdzieś tam pomagały na recepcji, za każdym razem trzeba było wertować wszystkie listy, żeby sprawdzić, kto jeszcze danej płatności za dany miesiąc nie ma uiszczonej i wtedy trzeba było ich ścigać personalnie. No, a teraz mamy do tego po prostu maile, które idą sobie same z WodGuru i jest fajnie, nie?

Jakie były Wasze obawy przed zmianą systemu na WodGuru?

No to ja powiem szczerze, że przewertowałem chyba z pięć tych systemów – myślę, że połowę z tych, które przewertowałem, mógłbym wdrażać. Że naprawdę tak się dosyć mocno w to wgłębiłem. Kiedyś nawet pisaliśmy w naszej opinii – nie chcieliśmy wziąć kombajna, który po prostu będzie robił wszystko, ale za dwa lata okaże się przestarzały i taki niedopasowany do współczesnych realiów, więc jakby tego się troszkę baliśmy. Baliśmy się tego, że onboarding recepcji i wprowadzenie jakichś nowych procedur, dostosowanie tego, będzie skomplikowane, a wcale takie nie było. A Ty ze swojej strony? Tak, jak Piotrek wspomniał, najbardziej to baliśmy się zmian z racji tego, że mamy dość mocno rozbudowane studio, mamy różne karnety, różne opcje – i abonamentowe, i takie pojedyncze dla grup właśnie rekreacyjnych i grup pokazowych. Testowaliśmy wiele różnych systemów i żaden nie był w stanie jakby właśnie sprostać tym wymaganiom, żebyśmy mogli sobie to wprowadzić tak, jak by to było nam potrzebne dla konkretnej grupy, czy nawet osoby – bo są osoby, które mają i karnet rekreacyjny, i tańczą w grupie pokazowo-turniejowej, gdzie są zupełnie inne płatności. – Tak, a na inne zajęcia chodzą na przykład z benefitem. – Tak, dokładnie, więc tego się baliśmy. Zresztą, tak jak mówię, sprawdzaliśmy różne systemy. Ja też trochę się bałem tego, że – to znaczy z jednej strony super, że to wszystko jest w jednym miejscu, i to jest jakby duży plus, ale to też jest minus, że wszystko jest jakby w jednym miejscu – i ciężko gdzieś tam te dane wyciągnąć i użyć ich gdzieś indziej. A tutaj WodGuru na to pozwala i dla mnie to jest na przykład duża wartość.

Jakie były Wasze pierwsze wrażenia po zarejestrowaniu konta w WodGuru?

Dla mnie ten system był bardzo czytelny. Bardzo łatwo się go konfigurowało, to po pierwsze. Po drugie – duża elastyczność – że mogliśmy w zasadzie dostosować wszystko pod nasze potrzeby. Mimo że jakby domyślnie ta funkcja nie była „tą funkcją”, której byśmy potrzebowali, to jednak jakby elastyczność w obrębie tych poszczególnych funkcji pozwoliła na to, że mogliśmy sobie na przykład dopasować typy karnetów, typy kar i tak dalej. Na przykład typy kar – żeby nie było, że chcemy wszystkich karać, nie? 😉 Super support, bo i Aneta i Tomek tam zawsze byli na łączach, więc zawsze pomogli nam przejść tą drogę i dostosować to. Super w ogóle, że mam okienko czatu w prawym dolnym rogu, w którym mogę po prostu po polsku sobie ładnie porozmawiać, powiedzieć jaki mam problem i w zasadzie w dziesięć minut mam odpowiedź na swoje pytanie. To jest super, plus baza wiedzy, która jest w WodGuru też jest świetna i fajnie ustrukturyzowana i można tam z tego samemu wiele wyciągnąć. To co ja jeszcze jakby widzę – zawsze recepcja jest wąskim gardłem. Zawsze jak się zmienia osoba na recepcji, to onboarding tej osoby na recepcję i tak dalej, zawsze zajmuje sporo czasu, a przez to, że WodGuru jest prosty, przejrzysty, to jakby ta obawa ze mnie zeszła – że, powiedzmy jeżeli ktoś się zmieni na recepcji, to my jesteśmy tą osobę w zasadzie – na dzień dzisiejszy, jak sobie zrobiliśmy swoje tutoriale pod nasze potrzeby – przeszkolić w dwa dni. To, co najważniejsze dla mnie w WodGuru to jest prostota – taka, że zarejestrowaliśmy nowego klubowicza, przypisaliśmy mu karnet i po prostu – i już. A nie trzeba było tego kopiować do konkretnych list, klikać jakieś tam automatyzacje, żeby to gdzieś przeskakiwało i tak dalej, tylko po prostu: on dostał od razu maila z aktywacją, dostał SMS-a z informacją, że ma nowe konto i tak dalej, i tak dalej, wiele różnych rzeczy. No i komunikacja – te przypomnienia, czy automatyzacje, które mamy zrobione w zależności właśnie od tego, czy ktoś zapłacił, czy ktoś nie zapłacił bardzo ułatwiają i też motywują ludzi do systematycznej płatności. To znaczy – jesteś na bieżąco z tymi tematami, po prostu. Nie musisz jakby tego odkopywać, wracać do tego. To się dzieje jakby reaktywnie – jeśli coś się nie wydarzyło, co miało się wydarzyć w związku z jakąś osobą na przykład, i z jakąś jej płatnością, to Ty nie musisz myśleć o tym: ok, tam się coś nie wydarzyło, tylko to po prostu samo do Ciebie wraca, a w zasadzie dzieje się samo jakby za Twoimi plecami po prostu. I to jest super.

Jak wdrożenie WodGuru wpłynęło na działanie Waszej szkoły i Wasze prywatne życie?

Dla mnie takim fajnym miernikiem jest ilość informacji, a w zasadzie wiadomości, jakie gdzieś tam dostawałem w swoim komunikatorze ze strony recepcji: że jest potrzebne coś, że trzeba zrobić coś, że oni czegoś nie wiedzą, albo coś wiedzą. Teraz w zasadzie jest to zredukowane do zera, ja nawet zrobiłem tak, że mam wyłączone komunikaty z recepcji i generalnie muszą sobie radzić same, bo uważam, że system na to pozwala. I nawet jak zrobią coś źle, to jest to do odkręcenia. Ale można było przejść na taki system, że lepiej błagać o przebaczenie niż o pozwolenie. Także ta recepcja teraz też może być proaktywna i podejmować jakieś swoje działania, ja nie jestem w tym potrzebny. Dla mnie to jest ważne. Ale my też mamy – dzięki WodGuru – mamy wgląd. Są logi, gdzie możemy tak naprawdę sprawdzić wszystko, co dana osoba – co dany pracownik – zrobił, więc nic nie ucieknie. I nawet jeżeli się pojawia jakiś błąd ze strony recepcji, bo podjęli złą decyzję, akurat w naszym mniemaniu, no to jesteśmy w stanie to odkręcić i wiemy, kiedy to się stało, dlaczego to się stało i tak dalej, i tak dalej. W samym WodGuru pracujemy od lipca i jeśli chodzi o jakieś takie liczby, na które my chyba nie byliśmy nawet z Piotrkiem świadomi, to na chwilę obecną mamy założonych kont dla ponad 1500 – tak mi się wydaje – uczestników zajęć. Wiadomo, tam się to waha między 1500 a 1700, ale wiadomo, to są czasami osoby, które przychodzą na pojedyncze zajęcia i nie wracają. Jeśli chodzi o jakieś tam wzrosty przychodów czy czasu, no to jakby tego jeszcze nie liczyliśmy, no bo to zawsze robimy na koniec sezonu, jak będziemy sobie właśnie robić spotkanie organizacyjne, ale mówię – no nawet nie byliśmy świadomi, że aż tyle tych osób jest, bo każde zajęcia były na osobnej grupie, czasami te osoby były zdublowane, no bo excel gdzieś tam nie wywalał nam tych informacji, bo nie było tak to skonfigurowane, i tak dalej, i się nagle okazywało, że na jednych zajęciach jest dwa razy ta sama osoba przypisana, bo ktoś nie zobaczył z recepcji, że dana osoba już weszła i ją odznaczył na przykład dwukrotnie. Tutaj jakby takie sytuacje się nie zdarzają i wszystko jest na miejscu. Ja myślę też – sorry, że Ci tak wejdę w słowo – że jakby fajne jest to od strony klientów, że oni widzą, że to studio jest nowoczesne, bo się komuś mówi: „Ej, słuchaj, możesz się zapisać przez aplikację, i zrobisz to w zasadzie w piętnaście sekund. To Ty decydujesz: możesz się wypisać, zapisać” i tak dalej. – „Jesteś na liście rezerwowej – wiesz, czy wpadniesz, nie wpadniesz” – Tak, to jest super. – „Możesz sobie ustawić przypomnienie, jeżeli jesteś na liście rezerwowej, a wpadasz na główną listę, to dostajesz informację – na tyle, na ile chcesz: na pół godziny, bo zdążysz dojechać – krócej? No to nie zdążysz dojechać, no to dziękuję i Cię z automatu system wywala i nie ma najmniejszego problemu.” Więc na pewno też komunikacja, czy zapytania osób o to, co zrobić, jak zrobić, jest dużo mniejsza, niż w przypadku kiedy mieliśmy – O, to też jest super, tak, że nasz messenger umarł. W sensie, wiecie – super jak ludzie piszą na messengerze, to jest miłe, przyjemne, ale nikt nie chce na przykład odpowiadać na pytanie: „Ty, jak mogę coś tam zrobić?”. – Dokładnie. „Bo się zapisałem, ale nie wiem czy w sumie jestem na tych zajęciach, czy wybrałem dobrą grupę” i tak dalej. Tutaj wchodzą sobie na telefonie w aplikację czy na komputerze, widzą: ok, tu mam tyle wejść, tu mam tyle wejść, zaraz mi się kończy karnet to muszę przyjść dwa razy i tak dalej, i tak dalej. Więc to jest mega plus. Fajnie to też gra z naszymi takimi wewnętrznymi procesami, że nie wiem: mamy na przykład puszczoną jakąś reklamę – dzięki WodGuru możemy to zrobić troszkę lepiej, tą powiedzmy „obsługę”, mówiąc brzydko, nowych leadów. Fajniej ogarnąć, szybciej, być jakby bliżej tego klienta. Plus takie rzeczy typu warsztaty czy coś takiego – opcja sklepu jest super, bo zapis jest równoznaczny z płatnością, jesteś na bieżąco ze wszystkim, więc myślę, że tego typu rzeczy.

Dla kogo Waszym zdaniem WodGuru będzie najlepszym rozwiązaniem?

Fajny vibe pomiędzy – od pierwszego dnia – bo my jakby nie byliśmy klientem WodGuru, a support w ogóle ze strony Anety, czy teraz już Anet, to był taki, jakbyśmy tam byli nie wiem, jakimś klientem premium, i na pewno takich osób testujących – Od razu była ta chemia, nie? – Tak, ale pewnie w tym samym czasie, kiedy my testowaliśmy ten system, było – powiedzmy – 50 innych osób, które testują ten system, a oni traktowali nas naprawdę bardzo fajnie, ja się czułem zaopiekowany i na bieżąco ze wszystkim, więc to było bardzo fajne. Szczerze, ja bym jeszcze rekomendował przez to, że przeszedłem parę tych różnych systemów, to wszystkim tym studiom, które testowały jakieś systemy, ale odbiły się, bo w tych systemach nie było jakiejś funkcjonalności. A widzę w WodGuru, że nawet jak nie ma jakiejś funkcjonalności – to jest kwestia czasu i jest ona dodawana. Słuchają po prostu potrzeb klienta, jeśli tak można nazwać. – Tak, że nawet jak moje pierwsze pytanie do Anety, czy tam do Tomka było, czy jest API i czy są webhooki – no API nie ma, ale webhooki już są i w ogóle można to fajnie wykorzystywać, więc widać, że oni jakby słuchają tych ludzi no i jest to, co Michał powiedział, ta chemia. – Ale też sami czują, czego my potrzebujemy i są nawet czasami krok przed nami, tak że ja miałem pytanie: „tak, tak, tak, okej, jeszcze tego nie ma, ale zaraz będzie, bo też właśnie już to zaczynamy wdrażać”. Czy jakieś filtrowania, czy zmiany – choćby sortowanie po nazwiskach, a nie po typie karnetu i tak dalej, i tak dalej – więc, no, mega mega profesjonalnie, ale też fajnie. Bez zadęcia, bez kija – mówiąc brzydko – bez kija w tyłku. Dokładnie. Pozdrawiamy! Dzięki bardzo, do zobaczenia! Cześć!