Niekończąca się lista zadań administracyjnych zabiera właścicielom i pracownikom klubów fitness mnóstwo czasu każdego miesiąca. Zarządzanie klubem nie musi jednak być aż tak czasochłonne – zaoszczędzony czas warto przeznaczyć na rozwój klubu, marketing i budowanie relacji z klubowiczami. Odpowiedni system do zarządzania klubem fitness to skuteczny sposób na usprawnienie większości codziennych obowiązków. W tym artykule odpowiadamy na pytanie, jak wybrać taki system, jakie funkcje warto sprawdzić i na co zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji.
Kluczowe wnioski
- Dobra oferta cenowa systemu do zarządzania klubem powinna być przejrzysta, bez ukrytych kosztów, i dawać możliwość darmowego testowania przed podjęciem decyzji.
- System powinien ułatwiać zarządzanie bazą klubowiczów, karnetami oraz uprawnieniami współpracowników w jednym miejscu.
- Warto zwrócić uwagę na dodatkowe funkcje: płatności online, automatyzację marketingu (e-mail, SMS) oraz szczegółowe raporty.
- System do zarządzania klubem powinien działać w chmurze, dając dostęp z dowolnego urządzenia, a nie tylko z jednego zainstalowanego komputera.
- Integracja ze stroną internetową klubu oraz dedykowana aplikacja mobilna zwiększają komfort korzystania zarówno dla zespołu, jak i klubowiczów.
- Przed wyborem dostawcy warto jasno określić potrzeby swojego klubu i skorzystać z darmowej wersji próbnej lub demo.
1. Ile kosztuje system do zarządzania klubem?
System do zarządzania klubem nie musi być drogi ani skomplikowany w obsłudze. Dobra oferta cenowa powinna spełniać kilka warunków: przejrzysty cennik bez ukrytych kosztów, cenę dopasowaną do wielkości klubu, możliwość stopniowego wdrożenia oraz darmowy okres próbny (demo lub darmowe konto), pozwalający przetestować system bez żadnych zobowiązań. Pomoc przy wdrożeniu i konfiguracji zawsze powinna być darmowa i łatwo dostępna – jeśli dostawca każe sobie płacić za samo wytłumaczenie działania systemu, to sygnał, że warto rozejrzeć się za alternatywą.
Przykład oferty cenowej – WodGuru. Cena za system jest liczona na podstawie liczby aktywnych klubowiczów: 5 zł netto miesięcznie za klubowicza, z górnym limitem 499 zł netto miesięcznie – po jego przekroczeniu cena nie rośnie, niezależnie od tego, ilu kolejnych klubowiczów obsługuje system. Do tego doliczane są opłaty za dodatkowe moduły, np. czytnik kart (39 zł miesięcznie) czy drukarkę fiskalną (39 zł miesięcznie). Konta obsługujące do 10 klubowiczów są całkowicie darmowe, bez limitu czasowego, a po przekroczeniu tego progu przysługuje dodatkowy darmowy miesiąc. Aktualny cennik zawsze znajdziesz na stronie z cennikiem WodGuru. Sprawdź też: Ile kosztuje system do zarządzania klubem? oraz Ile kosztuje otwarcie klubu fitness?
2. Jakie funkcje powinien mieć dobry system do zarządzania klubem?
Dobry system do zarządzania klubem to znacznie więcej niż lista klubowiczów w Excelu. Powinien zapewniać zintegrowane zarządzanie bazą klubowiczów i potencjalnych klientów – rozróżnienie osób zainteresowanych ofertą od pełnoprawnych członków klubu ułatwia prowadzenie skutecznych kampanii marketingowych, a wgląd w statystyki, frekwencję i wybrane oferty pozwala lepiej zrozumieć potrzeby klubowiczów.
Równie ważne jest zarządzanie karnetami – automatyzacja codziennych procesów (przeglądanie grafiku, samodzielne zarządzanie karnetem) odciąża recepcję i oszczędza godziny pracy zespołu. System powinien też umożliwiać zarządzanie kontami współpracowników i ich uprawnieniami, tak aby każdy członek zespołu miał dostęp tylko do potrzebnych mu funkcji – pełen przegląd funkcji, które warto sprawdzić, znajdziesz w artykule 7 funkcji systemu do obsługi klubu fitness.
3. Dodatkowe funkcje: marketing, raporty i płatności online
Płatności online to dziś standard – dobry system powinien automatycznie zarządzać cyklicznymi opłatami członkowskimi i umożliwiać rozliczanie transakcji bez konieczności korzystania z dodatkowego oprogramowania. Równie istotne są wnikliwe raporty: przychody, konwersja leadów, frekwencja czy koszty pracownicze powinny być dostępne na wyciągnięcie ręki, bez ręcznego zestawiania danych.
Automatyzacja marketingu to kolejny element, na który warto zwrócić uwagę – możliwość wysyłki kampanii e-mail i SMS bezpośrednio z systemu (np. dzięki liście zadań i automatyzacjom w WodGuru) pozwala utrzymywać kontakt z klubowiczami bez dodatkowych narzędzi.
4. System w chmurze czy zainstalowany na komputerze?
Na rynku wciąż można spotkać systemy instalowane lokalnie na jednym komputerze – zdecydowanie warto od tego odchodzić. Taka forma ma więcej wad niż zalet: dostęp tylko z jednego urządzenia, ryzyko utraty danych w razie awarii komputera, konieczność ponownej instalacji przy zmianie sprzętu oraz brak możliwości zdalnych zapisów na zajęcia.
System działający w chmurze, jak WodGuru, daje dostęp z przeglądarki na dowolnym urządzeniu podłączonym do internetu (telefon, tablet, laptop), z każdego miejsca, wraz z aplikacją mobilną zarówno dla zespołu, jak i klubowiczów, oraz szyfrowaniem i zabezpieczeniem danych.
5. Integracja ze stroną www i aplikacją mobilną
Warto sprawdzić, czy wybrany system oferuje integrację ze stroną internetową klubu oraz Facebookiem – spójny wygląd systemu i strony www daje klubowiczom poczucie bezpieczeństwa i ułatwia korzystanie z oferty. O tym, co koniecznie powinna zawierać strona internetowa klubu, pisaliśmy w artykule Co powinna zawierać strona www klubu fitness?.
Dedykowana aplikacja mobilna to dziś jeden z najważniejszych elementów dobrego systemu – niektóre programy pozwalają nawet dostosować wygląd aplikacji (ikonę, nazwę) do marki klubu. Klubowicze zyskują dzięki temu wygodny kontakt z klubem prosto z telefonu, co realnie zwiększa ich satysfakcję i lojalność. Więcej o zaletach i sposobach wdrożenia aplikacji mobilnej przeczytasz w artykule Darmowa aplikacja mobilna klubu fitness.
6. Jak określić potrzeby swojego klubu i wybrać dostawcę?
Dobry system do zarządzania klubem powinien zapewniać wsparcie na każdym etapie – od wdrożenia po bieżącą pomoc techniczną (FAQ, baza wiedzy, czat, e-mail). Zanim zaczniesz porównywać oferty, jasno określ potrzeby swojego klubu – nie każdy dostawca oferuje ten sam poziom funkcji w zakresie marketingu, mobilności czy budowania społeczności, dlatego warto sprawdzić, które z nich są dla Ciebie kluczowe.
Rosnąca konkurencja na rynku klubów fitness sprawia, że dobry system do zarządzania staje się jednym z głównych czynników sukcesu firmy. Zachęcamy do korzystania z darmowych wersji próbnych i prezentacji systemu z dostawcą – to najlepszy sposób, by uzyskać konkretne odpowiedzi na pytania dotyczące Twojego klubu, zanim podejmiesz decyzję.
Sprawdź WodGuru za darmo
WodGuru to system do zarządzania klubem w chmurze, dostępny za darmo do 10 klubowiczów, z przejrzystym cennikiem (5 zł za klubowicza, maksymalnie 499 zł netto miesięcznie) i bez ukrytych kosztów. Pobierz nasz darmowy plik: Lista rzeczy do sprawdzenia przy wyborze systemu do zarządzania klubem, a jeśli chcesz zobaczyć, jak WodGuru wygląda w praktyce, załóż darmowe konto klubu i przetestuj system bez zobowiązań.
FAQ
Cena zależy od liczby aktywnych klubowiczów – 5 zł netto miesięcznie za klubowicza, z maksymalną kwotą 499 zł netto miesięcznie, niezależnie od tego, ilu kolejnych klubowiczów obsługuje system. Konta do 10 klubowiczów są całkowicie darmowe.
Nie – nowoczesne systemy, takie jak WodGuru, działają w chmurze i są dostępne z przeglądarki na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu, bez ryzyka utraty danych związanego z awarią jednego komputera.
Najlepiej skorzystać z darmowej wersji próbnej lub demo z dostawcą i porównać oferty pod kątem funkcji, które są dla Twojego klubu najważniejsze – np. płatności online, raporty, marketing czy aplikację mobilną.
