Zmiana systemu do zarządzania klubem fitness bywa jedną z tych decyzji, które odkłada się na później – mimo świadomości, że obecne rozwiązanie już nie spełnia oczekiwań. W tym artykule odpowiadamy na najczęstsze pytania i obawy związane ze zmianą oprogramowania: kiedy warto się na nią zdecydować, jak wygląda cały proces migracji krok po kroku, ile trwa i ile kosztuje.
Kluczowe wnioski
- Największe obawy przed zmianą systemu to utrata bazy klubowiczów, przepięcie sprzętu i przyzwyczajenie zespołu – w praktyce żadna z nich nie powinna Was powstrzymywać.
- Warto rozważyć zmianę systemu, jeśli aktualne oprogramowanie jest drogie, nie rozwija się lub support nie odpowiada na zgłoszenia.
- Migracja do nowego systemu, np. WodGuru, to zwykle prosty proces: rejestracja, konfiguracja, ustalenie terminu przepięcia i migracja danych – całość trwa 1-3 godziny.
- Bazę klubowiczów, karnety i sprzęt (drukarkę fiskalną, czytnik kart) najczęściej można bezproblemowo przenieść do nowego systemu.
- Sama migracja danych i przepięcie sprzętu w WodGuru nic nie kosztuje – jedyna opłata to standardowy abonament za korzystanie z systemu.
- Warto regularnie sprawdzać dostępne na rynku opcje, nawet jeśli obecny system "jakoś działa" – to może pomóc znaleźć rozwiązanie lepiej dopasowane do potrzeb klubu.
1. Czego się obawiamy, zmieniając system do zarządzania klubem?
Mimo problemów z obecnym systemem, na którym opiera się dany klub, wiele osób wzbrania się przed podjęciem decyzji o jego zmianie. Głównymi obawami są zazwyczaj:
- utrata lub konieczność przepisywania obecnej bazy klubowiczów,
- przepięcie sprzętu, np. drukarki fiskalnej czy czytnika kart,
- konieczność wprowadzenia zmian na stronie internetowej, np. zmiana linku do grafiku zajęć online,
- przyzwyczajenie całego zespołu i klubowiczów do obecnego systemu.
W praktyce żadna z tych obaw nie powinna być argumentem przeciwko zmianie – proces migracji jest zwykle znacznie prostszy, niż się wydaje, o czym piszemy w dalszej części artykułu.
2. Kiedy zmiana oprogramowania może przynieść korzyść?
Sam proces zmiany systemu jest na tyle łatwy, że nie powinien być argumentem stojącym za „nie”. Swoją decyzję warto oprzeć głównie na trzech pytaniach.
Cena – czy płacąc miesięczną fakturę za system, czujecie, że to dobrze wydane pieniądze, czy raczej koszt, który nigdy się nie zwróci?
Czy jest Wam po prostu dobrze? – zadajcie sobie pytanie, czy aktualny system Was wkurza, czy wolne ładowanie i błędy są na porządku dziennym, czy wiele obowiązków powinno zostać zautomatyzowanych, a system tego nie robi.
Support – każdy system ma swoje błędy, ale liczy się to, jak twórcy na nie reagują. Jeśli kontakt z supportem jest praktycznie niemożliwy, te same błędy zgłaszane są wielokrotnie bez naprawy, a system nie rozwija się i nie reaguje na potrzeby klubów – to wyraźny sygnał, że warto rozejrzeć się za alternatywą.
3. Jak dokładnie wygląda zmiana systemu do zarządzania klubem?
Około 25% wszystkich klubów działających na WodGuru przyszło do nas z innego systemu. Mamy więc spore doświadczenie w migracji klubów niezależnie od tego, z jakiego oprogramowania korzystały wcześniej. Za każdym razem proces wygląda bardzo podobnie:
- darmowa rejestracja i zapoznanie się z WodGuru – przeklikanie całego systemu i upewnienie się, że spełnia Wasze wymagania,
- gdy się zdecydujecie – konfiguracja WodGuru, przygotowanie grafiku, karnetów itd. (prowadzimy Was przez cały proces),
- umówienie się na konkretny termin przepięcia systemu, najlepiej w weekend,
- w umówionym dniu – migracja danych klubowiczów i przepięcie sprzętu; całość trwa 1–3 godziny,
- wysłanie powiadomień do klientów – od kolejnego dnia roboczego działacie już na nowym systemie, a my jesteśmy dostępni na czacie i telefonie w razie pytań.
Jeśli macie okres wypowiedzenia w aktualnym systemie, gwarantujemy brak podwójnych płatności w tym czasie.
4. Co dzieje się z Waszymi danymi, sprzętem i wsparciem podczas migracji?
Baza danych – jeżeli w Waszym obecnym systemie można wygenerować plik (Excel/CSV) z podstawowymi danymi klubowiczów, przeniesiemy je bez problemu. Jeśli znajdziemy tam też dane o karnetach, one również zostaną przeniesione. Zdecydowana większość systemów ma taką możliwość eksportu – jeśli Wasz jej nie ma, to tym bardziej warto rozważyć zmianę.
Sprzęt – urządzenia, które już posiadacie, najprawdopodobniej zostaną u Was i będą działać dalej. Drukarki fiskalne wspieramy praktycznie w 100%, a czytniki kart w około 90% przypadków – jeśli Wasz akurat nie jest wspierany, możemy zacząć go wspierać.
Support – największym wyzwaniem bywa przyzwyczajenie do starych nawyków, a nie sam system. Dlatego jesteśmy dostępni na czacie wbudowanym w system oraz pod telefonem, żeby pomagać i odpowiadać na pytania na bieżąco.
5. Ile trwa zmiana systemu i ile to kosztuje?
Ile trwa zmiana, zależy głównie od Was. Od momentu zgłoszenia się do nas, technicznie moglibyśmy mieć wszystko gotowe w 2–3 godziny – w praktyce rozkłada się to w czasie, bo potrzebujecie chwili na zapoznanie się i przeklikanie nowego systemu. Cały proces jest sprawny i zależy głównie od tempa komunikacji oraz tego, jak bardzo Wam się spieszy.
Ile to kosztuje? Nic – sama migracja danych i przepięcie sprzętu w WodGuru są bezpłatne. Jedyna opłata to standardowy miesięczny abonament za korzystanie z systemu, opisany szczegółowo w naszym cenniku.
6. Czy warto zmieniać oprogramowanie?
Zdecydowanie warto znać inne opcje dostępne na rynku i się na nie nie zamykać, szczególnie jeśli aktualne oprogramowanie nie do końca się sprawdza. O tym, na co zwrócić uwagę, wybierając system do zarządzania klubem, pisaliśmy szerzej w artykule Jak wybrać system do zarządzania klubem fitness?. Warto pamiętać, że sam proces zmiany systemu jest łatwy i nie powinien Was powstrzymywać przed podjęciem decyzji, która realnie usprawni pracę Waszego klubu.
Przenieś swój klub do WodGuru bez stresu
Zastanawiasz się, czy WodGuru sprawdzi się w Twoim klubie? Sprawdź, jakie funkcje oferuje system i jak wygląda start z WodGuru bez zbędnych opłat. Migrację, konfigurację i przepięcie sprzętu przeprowadzimy razem z Tobą – zarejestruj się za darmo w WodGuru i przetestuj system, zanim podejmiesz ostateczną decyzję.
FAQ
Nie – proces migracji jest zwykle prosty i trwa 1–3 godziny. Obejmuje przeniesienie bazy klubowiczów, konfigurację grafiku i karnetów oraz przepięcie sprzętu, np. drukarki fiskalnej czy czytnika kart.
Nie musisz. Jeśli obecny system pozwala wyeksportować dane w formacie Excel lub CSV, zostaną one przeniesione do nowego systemu, wraz z informacjami o karnetach, jeśli takie dane są dostępne.
Sama migracja danych i przepięcie sprzętu nic nie kosztują. Jedyną opłatą jest standardowy miesięczny abonament za korzystanie z systemu, opisany w cenniku WodGuru.
