Wdrożenie automatycznej kontroli dostępu w klubie może przynieść ogromne oszczędności i wygodę.
Źle skonfigurowany system stanie się jednak koszmarem dla Ciebie i klubowiczów. Każdy klub ma unikalne potrzeby – różne typy karnetów, harmonogramy zajęć, strefy dostępu.
Bez dokładnego przeanalizowania tych aspektów, system może blokować uprawnione osoby lub wpuszczać tych, którzy nie powinni mieć dostępu.
10 pytań poniżej pomoże Ci przygotować wszystkie informacje potrzebne do prawidłowej konfiguracji. Poświęć 15 minut na przeanalizowanie wszystkich punktów, a zaoszczędzisz mnóstwo czasu i unikniesz problemów później.
Najważniejsze w tym artykule:
- 10 kluczowych pytań: Dokładne odpowiedzi na pytania gwarantują skuteczność całego systemu kontroli dostępu.
- Unikalne potrzeby: Każdy klub wymaga indywidualnej konfiguracji - nie ma rozwiązań uniwersalnych.
- Oszczędność czasu: 15 minut planowania zaoszczędzi 2-3 miesiące późniejszych korekt.
- Bezpieczeństwo: Właściwa konfiguracja eliminuje 95% ryzyka nieprawidłowych wejść.
1. Jakie typy karnetów oferuje Twój klub?
Pierwszym krokiem jest szczegółowa analiza wszystkich dostępnych karnetów w klubie.
Pytania do rozważenia:
- Czy sprzedajesz karnety na określoną liczbę wejść (10, 20, 50 wejść)?
- Czy oferujesz karnety na czas (miesięczne, kwartalne, roczne)?
- Czy masz karnety na wejścia limitowane czasem – np. 8 wejść w miesiącu?
- Czy prowadzisz sprzedaż wejść jednorazowych lub wejściówek całodziennych? Jak je konfigurujesz w WodGuru?
Dlaczego to ważne:
System musi wiedzieć, czy przy każdym zdalnym wejściu do obiektu odejmować „jedno wejście” z salda karnetu.
Błędna konfiguracja może prowadzić do sytuacji, gdzie klient z karnetem na wejścia nie zużywa wejść podczas skanowania kodu QR (albo zużywa ich zbyt wiele).
2. Jak system ma obsługiwać karnety na wejścia?
Kluczowe jest określenie zachowania systemu przy karnetach na wejścia.
- Opcja A: Czytanie QR odlicza wejście z karnetu i otwiera drzwi
- Opcja B: Czytanie QR tylko weryfikuje, czy karnet jest ważny i otwiera drzwi
Kiedy wybrać opcję A:
- Traktujesz każde skanowanie jako faktyczne „wejście” do klubu
- Chcesz ścisłej kontroli wykorzystania karnetów
- Klienci przychodzą głównie na pojedyncze wizyty (90% przypadków)
Kiedy wybrać opcję B:
- Klienci zapisują się na wybrane zajęcia (więc wejście zostało już rozliczone w momencie zapisu, a Ty chcesz tylko, żeby kod QR otworzył im drzwi)
- Klienci często wchodzą i wychodzą w trakcie jednej wizyty
- Masz strefy wymagające ponownego skanowania
3. Jak obsłużyć klientów zapisanych na kilka kolejnych zajęć?
Sytuacja różni się w zależności od typu karnetu.
Dla karnetów wejściowych:
- Opcja 1 – Jedno wejście na dzień: Pierwsze skanowanie odejmuje wejście, kolejne nie
- Opcja 2 – Wejście na zajęcia z grafiku / strefę open: Każdy trening wymaga rozliczenia sesji z karnetu
Dla karnetów czasowych:
- Brak problemu z odejmowaniem wejść
- System pozwala na ciągły pobyt między zajęciami
Rekomendacja WodGuru:
Dla karnetów wejściowych zalecamy opcję „jedno wejście na dzień”. 78% klubowiczów oczekuje możliwości opuszczenia klubu i powrotu w ramach jednej wizyty.
4. Co gdy klient ma kilka karnetów?
Klubowicz, który ma kilka karnetów jednocześnie, w aplikacji widzi wszystkie dostępne karnety.
Do każdego karnetu jest przypisany kod QR. Klubowicz decyduje samodzielnie, którego kodu QR chce użyć wchodząc do obiektu.
Możliwe scenariusze:
- Karnet na czas, bez limitu wejść (np. karnet “siłownia: 1 miesiąc”) + karnet na wejścia z limitem czasowym (np. karnet “zajęcia fitness: 8 wejść/28 dni”)
- 2 różne karnety na czas (bez limitu wejść), zezwalające na korzystanie z różnych usług (np. karnet “siłownia: 1 miesiąc” i “zajęcia fitness: open/28 dni”)
- Kilka karnetów na wejścia na różne rodzaje zajęć: (np. karnet “joga: 4 wejścia” i “pole dance: 8 wejść”)
5. Jakie są godziny otwarcia obiektu w poszczególne dni tygodnia?
Szczegółowy harmonogram jest podstawą konfiguracji systemu. Zastanów się:
- Jakie mają być godziny działania wejść samoobsługowych dla każdego dnia tygodnia
- Zrób listę dni całkowicie wolnych od pracy
6. Ile czasu przed i po rozpoczęciu zajęć grupowych mają się otwierać drzwi?
Ustal bufory czasowe dla wejść do klubu – zdecyduj, ile czasu przed/po rozpoczęciu zajęć drzwi mają się otwierać.
Czynniki do rozważenia:
- Czas potrzebny na przygotowanie przed zajęciami
- Czas na prysznic i przebranie się po treningu
- Pojemność szatni i pryszniców
Rekomendowane bufory:
- Zajęcia grupowe: 15 minut przed, 30 minut po
- Zajęcia w basenie: 20 minut przed, 45 minut po
- Intensywne treningi: 30 minut przed, 45 minut po
7. Czy wymagasz rezerwacji na zajęcia?
Zdecyduj o poziomie restrykcyjności systemu.
Opcja restrykcyjna – tylko z rezerwacją:
- Drzwi otwierają się tylko osobom z aktywną rezerwacją
- Maksymalna kontrola nad liczebnością grup
- Zmusza do planowania wizyt z ustalonym wyprzedzeniem
- Możliwość zdefiniowania “dopisania się” do już trwającego treningu
Opcja liberalna – dostęp dla wszystkich z karnetem:
- Każdy z aktywnym karnetem może wejść w godzinach otwarcia
- Większa wygoda dla klubowiczów
- Ryzyko przepełnienia sal podczas godzin szczytu (17:00-19:00)
- Trudniejsza kontrola limitów uczestników
Opcja hybrydowa:
- Obowiązkowe rezerwacje dla zajęć grupowych
- Wolny dostęp do strefy siłowni i cardio
- Przydatne np. w opcji 2 równoległych karnetów
8. Czy Twój klub korzysta ze strefy open?
Określ sposób funkcjonowania przestrzeni bez rezerwacji.
Co to jest strefa open w WodGuru?
- Możliwość skorzystania z treningu bez rezerwacji zajęć w grafiku
- Raportowanie wejść do obiektu osób, które trenują samodzielnie
- Sprawdza się np. w siłowni, boxie crossfitowym, na basenie
- Automatyzacja wejścia: czytanie kodu QR na wejściu zapisuje klubowicza na strefę open i otwiera drzwi
Zalecana konfiguracja:
85% klubów działa najlepiej z automatyczną rejestracją w strefie open w momencie zdalnego wejścia do klubu.
Pozwala to śledzić rzeczywiste wykorzystanie klubu i optymalizować godziny pracy.
Żeby skorzystać ze strefy open, włącz odpowiedni moduł w ustawieniach konta WodGuru.
Jeśli korzystacie ze strefy open i zdecydujecie, że kontrola dostępu ma wymagać zapisu, przy użyciu karty/QR na czytniku system spróbuje zapisać klubowicza na strefę open.
Jeśli mu się uda, otworzą się drzwi. Jeśli mu się nie uda – np. z powodu nieważnego karnetu – drzwi pozostaną zamknięte.
9. Czy potrzebujesz udzielić dostępu pracownikom?
Zapewnij zdalne wejście dla zespołu klubu. Masz dwie możliwości:
- Dostęp na podstawie numeru telefonu pracownika: pracownik dzwoni na unikatowy numer telefonu, żeby otworzyć drzwi
- Udostępnienie kodu QR: pracownik ma konto klubowicza z darmowym karnetem i skanuje swój kod QR z aplikacji, żeby otworzyć drzwi / bramkę.
10. Jak często zmieniasz grafik i godziny klubu?
Zaplanuj strategię zarządzania i modyfikacji ustawień.
Regularne przeglądy:
- Harmonogramy zmieniają się co 3-6 miesięcy sezonowo
- Nowe typy karnetów wprowadzane 2-3 razy rocznie
- Rozbudowa stref planowana co 12-24 miesiące
Elastyczność systemu:
- Możliwość zdalnych zmian konfiguracji w ciągu 5 minut
- Testowanie nowych ustawień przed wdrożeniem na 10% użytkowników
- Backup poprzednich konfiguracji do 30 dni wstecz
Monitorowanie efektywności:
- Analiza raportów wykorzystania co miesiąc
- Feedback od 20-30 klubowiczów kwartalnie
- Optymalizacja na podstawie danych z 90% wizyt
FAQ
To normalne – każdy klub ewoluuje. Możemy zacząć od podstawowej konfiguracji i dostosowywać system w ciągu pierwszych 2-4 tygodni eksploatacji.
Tak, wszystkie parametry można modyfikować zdalnie w ciągu 5 minut. Zalecamy jednak dokładne przemyślenie konfiguracji na starcie, żeby uniknąć chaosu wśród klientów.
Przy przygotowanych odpowiedziach na powyższe pytania – około 2-3 godzin. Konfigurujemy wszystko, zanim wyślemy do Ciebie cały sprzęt. Od momentu podpisania umowy do momentu otrzymania sprzętu przez Wasz klub, mija zazwyczaj nie więcej niż 4 tygodnie.
System kontroli dostępu w WodGuru można skonfigurować hybrydowo – 80% klientów korzysta z QR, 20% z tradycyjnej obsługi w ograniczonych godzinach. Obsługa recepcji w każdej chwili może wyłączyć czasowo blokowanie drzwi. Może też otworzyć je pilotem lub bezpośrednio w aplikacji.
