Jeśli prowadzisz klub fitness, zapewne szukasz sposobów na redukcję kosztów i jednocześnie poprawę oferty dla klubowiczów. Ograniczenie wydatków – np. rezygnacja z obsługi recepcji – nie powinno jednak wpłynąć na komfort klubowiczów.
Jednym z takich rozwiązań jest system automatycznej kontroli dostępu. Dzięki niemu możesz prowadzić klub w trybie hybrydowym lub całkowicie bezobsługowym.
Zmiana działania klubu z obiektu z recepcją na bezobsługowy to kilka aspektów, które na początku mogą wydawać się trudne do zrealizowania.
W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące automatyzacji wejścia do klubu. O swoich doświadczeniach opowiadają Ewelina i Grzesiek z klubu Fit&Joy – jednego z pierwszych klubów, który wdrożył system kontroli dostępu przy wykorzystaniu systemu WodGuru.
Podsumowanie Case Study
- Bezobsługowy klub to redukcja kosztów: Wprowadzone zmiany pozwoliły klubowi na znaczne ograniczenie kosztów stałych i operacyjnyc - w postaci redukcji kosztów pracy, automatyzacji zużycia energii oraz lepszej kontroli nad obłożeniem obiektu.
- Wydłużone godziny otwarcia to lepsza oferta dla klientów: Zwiększyła się dostępność klubu, co przekłada się na większą liczbę karnetów i większe przychody.
- Wdrożenie jest łatwe i niedrogie: Dzięki sprawdzonym rozwiązaniom, proces jest dostosowany do potrzeb klubu i dostępny dla każdego.
1. Bezobsługowy klub fitness – jak działa?
W skrócie: chodzi o to, żeby klubowicz sam mógł wejść na trening nawet wtedy, gdy Was nie ma w pobliżu. W zależności od tego, jakie są potrzeby Waszego klubu, możecie otwierać drzwi, bramki, szafki w szatni czy lodówki z napojami za pomocą:
- Kodów QR: np. w klubowej aplikacji mobilnej. Wystarczy, że klubowicz ma przy sobie telefon, a na nim zainstalowaną aplikację swojego klubu.
- Kart plastikowych: jeśli w Waszym klubie funkcjonują karty z kodem kreskowym, można ich użyć tak samo, jak kodów QR – do weryfikacji, czy klubowicz spełnia warunki, żeby wejść do obiektu, otworzyć szafkę lub lodówkę.
- Biometrii: urządzenie sprawdza odcisk palca albo rozpoznaje twarz klubowicza i na tej podstawie udziela dostępu (albo nie).
2. Dlaczego warto wdrożyć kontrolę dostępu?
- Szybkość i komfort dostępu: Eliminacja kolejek i formalności przy wejściu, co przekłada się na błyskawiczny dostęp do obiektu.
- Mniej zadań dla pracowników recepcji: żeby system otworzył drzwi, klubowicz musi mieć zarejestrowane konto w Waszym klubie i posiadać ważny karnet. To wszystko może zrobić samodzielnie, online. Sprawdź, jak zautomatyzować sprzedaż online w klubie i usprawnić księgowanie płatności internetowych.
- Lepsze monitorowanie frekwencji: możecie śledzić aktywność uczestników, godziny ich wejść do klubu, dzięki czemu możecie sprawniej dostosowywać ofertę klubu do aktualnych potrzeb – np. przez włączenie/wyłączenie określonych godzin pracy klubu.
- Znaczna redukcja kosztów: nie tylko kosztów personalnych (pracowników na recepcji). Wszelkie kwestie oświetlenia, ogrzewania czy muzyki też mogą być dostosowane do natężenia ruchu.
3. Skąd w Fit&Joy wziął się pomysł na system hybrydowy?
Pandemia zmusiła Fit&Joy do optymalizacji kosztów. Analiza frekwencji wykazała, że w określonych godzinach klub świeci pustkami, co skłoniło właścicieli do ograniczenia godzin otwarcia, w tym wprowadzenia przerwy obiadowej. Było to jednak rozwiązanie tymczasowe.
Kolejnym krokiem było znalezienie sposobu na wydłużenie dostępności klubu bez zwiększania kosztów. Rozwiązaniem okazała się automatyzacja – w godzinach niskiej frekwencji klub działał bezobsługowo, co pozwoliło na redukcję wydatków przy jednoczesnym utrzymaniu elastyczności dla klientów.
Wdrożenie systemu automatycznego dostępu przyniosło świetne rezultaty. Fit&Joy zwiększył dostępność bez dodatkowych kosztów, co sprzyjało lojalności klientów i przyciąganiu nowych. Efektem końcowym było przejście na tryb całodobowy – bez obawy o wzrost kosztów obsługi.
4. Jak klubowicze reagują na otwieranie drzwi kodem QR?
Mimo pierwszych obaw, reakcje klubowiczów były bardzo dobre. Proces wejścia do klubu zrobił ogromne wrażenie na klientach.
Grzesiek z Fit&Joy:
„Efekt ‘wow’ pojawia się, gdy klubowicz słyszy komunikat w głośnikach i widzi, że system wszystko kontroluje.
Drzwi otwierają się automatycznie, światło zapala się wtedy, kiedy ktoś wejdzie, a jeśli coś jest nie tak – na przykład ktoś chce wejść z drugą osobą – system od razu reaguje.
Daje to poczucie bezpieczeństwa, a jednocześnie sprawia, że klub działa sprawnie i nikt nie próbuje oszukiwać.”
Ewelina z kolei tak wspomina moment, w którym klub był już gotowy opowiadać klubowiczom o nowym rozwiązaniu:
“Bardzo się tym chwaliliśmy!
Byłam dumna z tego, co udało się zrobić. Klienci najbardziej cieszyli się z tego, że mogą korzystać z klubu o dowolnej godzinie – rano przed pracą, późnym wieczorem czy nawet w weekendy.
Wcześniej w ogóle nie byliśmy otwarci w niedziele.”
5. Jaki wygląda proces wejścia do klubu?
Cały proces wejścia do klubu zależy od wybranego wariantu systemu i zamyka się w kilku prostych krokach:
- Klubowicz loguje się do aplikacji WodGuru.
- Generuje kod QR i skanuje go przy wejściu.
- System sprawdza ważność karnetu i otwiera drzwi.
- (Opcjonalnie) Strefa buforowa weryfikuje, czy klubowicz jest sam.
- Jeśli coś jest nie tak – system blokuje wejście i wysyła powiadomienie.
6. Czy można oszukać system kontroli dostępu?
Przypadki nadużyć:
Ewelina wspomniała, że na początku zdarzały się próby oszukiwania systemu. Najczęstszym przypadkiem było próbowanie wejścia do klubu w dwie osoby na jednym kodzie QR.
System kontroli dostępu i strefa buforowa szybko wykrywały takie przypadki.
Z czasem takie sytuacje stały się rzadsze, ponieważ klubowicze zrozumieli, że nie ma sensu próbować oszukiwać – zrozumieli, że wszystko jest pod kontrolą, a każda nieprawidłowość jest zgłaszana.
Błędy kamery w strefie buforowej:
Na początku nie obyło się bez drobnych błędów kamery w strefie buforowej. Zdarzyło się kilka przypadków, kiedy system błędnie rozpoznał torbę lub odbicie jako drugą osobę i blokował wejście.
Niepoprawnie ustawione oświetlenie też generowało błędy – przy określonym kącie padania światła kamera niepoprawnie interpretowała cienie na podłodze, co prowadziło do fałszywych alarmów.
Po kilku korektach algorytmów rozpoznawania obrazu i aktualizacjach systemu błędy zostały wyeliminowane.
7. Jak działają powiadomienia o nieprawidłowych wejściach?
System kontroli dostępu jest wyposażony w mechanizmy, które automatycznie wykrywają wszelkie próby nieprawidłowego wejścia.
Jeśli ktoś spróbuje użyć tego samego kodu QR, żeby otworzyć drzwi drugiej osobie, system natychmiast to zarejestruje. W bardziej zaawansowanej wersji, jeśli klub ma strefę buforową, to kamera analizuje, czy osoba rzeczywiście weszła sama.
W przypadku nieprawidłowego wejścia klient dostaje komunikat o naruszeniu zasad, a próba jest rejestrowana w systemie.
Ewelina z Fit&Joy:
„To działa świetnie, bo jeśli pojawia się podejrzana sytuacja, dostajemy natychmiastowe powiadomienie w aplikacji.
Widzimy dokładnie, kto próbował wejść i co się stało. Możemy od razu zareagować – np. zadzwonić do tej osoby lub wysłać komunikat głosowy na głośniki w klubie.”
8. Czy starsi klubowicze też sobie poradzą?
Skanowanie kodu QR jest banalnie proste. Każdy, kto umie obsłużyć telefon, nie ma problemu z aplikacją. Starsi klubowicze nie mają z tym problemu.
Ewelina wspomina:
„Niektórzy mieli początkowo obawy, czy sobie poradzą – szczególnie starsze osoby.
Ale jak tylko zobaczyli, że wystarczy uruchomić aplikację, wygenerować kod QR i zeskanować go przy wejściu, to od razu złapali, jak to działa.
Ci, którzy nie byli pewni, dostali od nas pomoc – pokazywaliśmy im krok po kroku, jak korzystać z systemu.”
9. Jak krok po kroku wdrożyć kontrolę dostępu?
- Określ cele klubu: pomyśl, co chcesz osiągnąć przez wdrożenie. Chcesz model hybrydowy czy całkowicie bezobsługowy? Sprawdź statystyki odwiedzin, żeby zoptymalizować godziny otwarcia.
- Wybierz wersję systemu: podstawową (czytnik QR) lub zaawansowaną (czytnik QR + strefa buforowa)?
- Ustal budżet: zdecyduj, czy potrzebujesz dodatkowych urządzeń (monitoring, automatyzacja oświetlenia i ogrzewania, zdalna sprzedaż produktów), poznaj koszty miesięcznego abonamentu za kontrolę dostępu i licencji WodGuru.
- Dostosuj infrastrukturę: zamontuj czytniki QR, zainstaluj zamki elektroniczne, ewentualnie kamery i strefę buforową.
- Zintegruj system: połącz dostęp z aplikacją WodGuru, aby klubowicze mogli łatwo generować kody.
- Komunikuj zmiany klubowiczom: przygotuj instrukcję obsługi widoczną przy wejściu i materiały w sieci – np. w formie wideo w social mediach i zadbaj o komfort klubowiczów, odpowiadając na pytania.
- Testuj i eliminuj błędy: sprawdź, czy system działa poprawnie, monitoruj wejścia i reakcje klubowiczów.
„Na początku było sporo pytań i obaw, ale cały proces był naprawdę dobrze zaplanowany.
Instalacja sprzętu zajęła kilka dni, a potem przez pierwsze tygodnie uważnie monitorowaliśmy działanie systemu.
Klubowicze dostali instrukcje i wsparcie, więc szybko nauczyli się korzystać z aplikacji.”
10. Ile kosztuje system z kontrolą dostępu?
Wdrożenie systemu kontroli dostępu nie jest tak kosztowne, jak mogłoby się wydawać. Fit&Joy korzysta z rozwiązania opracowanego przez firmę OpenTech.
Podstawowa wersja: czytnik QR, integracja z aplikacją WodGuru i kontrola dostępu:
- jednorazowy koszt ok. 4500 zł
- miesięczny abonament: kilkaset złotych miesięcznie
Opcjonalne dodatki (dodatkowo płatne):
- Strefa buforowa
- monitoring z analizą ruchu
- zaawansowane powiadomienia o podejrzanych wejściach
Podstawowa wersja jest wystarczająca dla większości klubów i daje duże możliwości automatyzacji.
W cenie otrzymujesz obsługę systemu, aktualizacje i wsparcie techniczne. Warto traktować to jako koszt operacyjny, który zwraca się dzięki oszczędnościom na recepcji i lepszej kontroli dostępu.
11. Jak automatycznie sprzedawać produkty w barze?
W klubie, który działa w trybie częściowo bezobsługowym, sprzedaż produktów, takich jak napoje, batony energetyczne czy suplementy, musiała zostać dostosowana do braku stałej obsługi recepcji.
Rozwiązaniem tego problemu jest zautomatyzowana sprzedaż przez aplikację oraz system kontroli dostępu do lodówki z produktami.
W jaki sposób klient kupuje produkt?
- Wybór produktu w aplikacji: klubowicz otwiera aplikację WodGuru, wybiera produkt (np. napój, baton, suplement) i dokonuje płatności.
- Otwieranie lodówki: po opłaceniu system automatycznie odblokowuje elektroniczny zamek.
- Monitorowanie transakcji: system rejestruje otwarcie lodówki i pobranie produktu, a w razie nieprawidłowości wysyła powiadomienie do zarządcy klubu.
Korzyści z automatycznej sprzedaży:
- Brak konieczności obsługi recepcji: produkty dostępne przez całą dobę.
- Większe przychody: sprzedaż działa niezależnie od godzin pracy klubu.
- Bezpieczeństwo transakcji: każda sprzedaż jest rejestrowana, a dostęp do lodówki kontrolowany.
- Wygoda dla klubowiczów: możliwość zakupu napojów i przekąsek o dowolnej porze.
- Większa kontrola: monitoring wejść i automatyczne wykrywanie naruszeń.
- Niższe koszty: mniej pracowników, inteligentne światło i ogrzewanie.
12. Jakie efekty przyniosła automatyzacja?
Automatyzacja w klubie Fit&Joy przyniosła znaczące korzyści – większą dostępność, nowoczesność i oszczędności.
Klubowicze zyskali swobodę korzystania z siłowni, a właściciele mogą efektywniej zarządzać obiektem.
Ewelina, właścicielka klubu Fit&Joy:
„Od stycznia tego roku nasz klub działa w fantastycznej, częściowo bezobsługowej wersji.
To była dla nas prawdziwa rewolucja, bo wcześniej klub funkcjonował wyłącznie w godzinach, kiedy byli obecni pracownicy.
Teraz, dzięki wprowadzeniu kontroli dostępu, możemy działać praktycznie przez całą dobę, a klubowicze mają większą swobodę korzystania z klubu, nawet w późnych godzinach wieczornych czy wcześnie rano.”
Kluczowe korzyści automatyzacji:
- Model hybrydowy: częściowo bezobsługowy klub z pełną automatyzacją wejść.
- Lepsza kontrola wejść: kody QR, strefa buforowa i monitoring zapobiegają nieuprawnionym wejściom.
- Dłuższe godziny otwarcia: klub dostępny o każdej porze, także w weekendy i święta.
- Niższe koszty operacyjne: brak konieczności zatrudniania recepcji na każdą zmianę.
- Automatyczne zarządzanie energią: światło i ogrzewanie włączają się tylko, gdy ktoś jest w klubie, co obniża rachunki.
- Większa wygoda: klubowicze trenują bez ograniczeń czasowych.
13. O ile zmniejszyły się koszty?
Wdrożenie kontroli dostępu i automatyzacji w klubie Fit&Joy przyniosło oszczędności rzędu kilku tysięcy złotych miesięcznie.
Klubowicze zyskali swobodę korzystania z siłowni, a właściciele mogą efektywniej zarządzać obiektem.
Skąd biorą się oszczędności?
- Mniej wydatków na personel – redukcja kosztów związanych z obsługą recepcji.
- Niższe rachunki za energię – światło i ogrzewanie działają tylko wtedy, gdy ktoś jest w klubie.
- Optymalizacja temperatury – system automatycznie dostosowuje ogrzewanie do liczby osób i pory dnia.
- Efektywniejsze zarządzanie zasobami – automatyka zmniejsza zużycie mediów i kontroluje wykorzystanie obiektu.
Dzięki tym rozwiązaniom klub nie tylko obniżył koszty operacyjne, ale także zwiększył dostępność dla klubowiczów.
14. Czy warto prowadzić bezobsługowy klub fitness?
Zdaniem Eweliny – tak. „Na początku były obawy, ale efekty przerosły nasze oczekiwania. Klub działa sprawniej, oszczędzamy na kosztach, a klubowicze są bardziej zadowoleni.”
Mądre zarządzanie klubem to jednak nie tylko oszczędności, więcej czasu dla rodziny i sprawniejsza obsługa klienta.
To przede wszystkim tworzenie dodatkowej wartości, która sprawia, że zarówno klubowiczom, jak i właścicielom bezobsługowego klubu fitness żyje się wygodniej.
Chcesz wdrożyć kontrolę dostępu w swoim klubie?
Sprawdź, jak działa system WodGuru!
