Zmiana systemu do zarządzania klubem fitness nie musi być trudna! 🤯

Kiedy zmiana systemu może być potrzebna? Jak to wygląda w praktyce? Postaram się dzisiaj odpowiedzieć na te pytania.

Mimo problemów z obecnym systemem, na którym dany klub się opiera, wiele osób wzbrania się przed podjęciem decyzji o jego zmianie. Głównymi obawami są:

• Utrata / konieczność przepisywania obecnej bazy klubowiczów,
• Przepięcie sprzętu (drukarka fiskalna / czytnik kart),
• Konieczność dodania zmian na stronie, np. zmiana linku do grafiku online,
• Przyzwyczajenie całego zespołu i klubowiczów do obecnego systemu.

---

---

Kiedy zmiana oprogramowania do zarządzania klubem może przynieść korzyść?

Sam proces zmiany systemu opiszę niżej, ale w skrócie:

Jeżeli zastanawiacie się nad zmianą systemu do zarządzania klubem, sam proces jest na tyle łatwy, że nie powinien być dla Was argumentem stojącym za „nie”.

Swoją decyzję powinniście opierać głównie na:

Cena

Widzimy, że jednym z ważniejszych czynników, który stoi za podjęciem decyzji o zmianie systemu, jest jego cena. Zwłaszcza w czasie szalejącej inflacji i nowego ładu jest to zrozumiałe. Warto sobie porównać, ile aktualnie płacicie za system i ile kosztuje nowy system, którym jesteście zainteresowani.

Często systemy, które swoją ofertę kierują do dużych sieciowych klubów, mają zbyt dużą cenę i zbyt zaawansowane funkcje (w większości nieużywane) dla mniejszych obiektów.

Dla przykładu, tutaj cennik WodGuru. Opłata miesięczna za nasz system jest uzależniona od ilości klubowiczów, ale zatrzymuje się na poziomie podanym w cenniku, powyżej którego nigdy nie urośnie.

Czy jest Wam po prostu dobrze?

Co to oznacza? Zadajcie sobie pytania, czy:

• aktualny system Was wkurza?

• np. wolne ładowanie systemu, błędy, brak kontaktu z supportem powodują że wyglądacie tak: 🤬😡🤮?

• czujecie, że wiele z Waszych obowiązków powinno zostać zautomatyzowanych i system powinien je robić za Was?

• płacąc miesięczną fakturę za system czujecie, że to źle wydane pieniądze?

Jeżeli nie, to wszystko jest pięknie i nie ma co kombinować 👍

Jeżeli tak, to zróbcie coś z tym. Zawsze warto zacząć od komunikacji z ekipą tworzącą system. Pewnie będą chcieli Wam pomóc i rozwiązać Wasze problemy.

Jeżeli jednak nie, to powinna się Wam zapalić czerwona lampka. A przynajmniej chęć sprawdzenia innych systemów dostępnych na naszym rynku.

Support

Każdy system ma swoje błędy. Wszystko zależy od tego, jak twórcy systemu na niego reagują.

Bardzo często słyszymy, że w systemie X:

• Kontakt z supportem jest praktycznie niemożliwy,
• Te same błędy są zgłaszane wielokrotnie od dłuższego czasu i nikt ich nie naprawia.
• System nie rozwija się i nie reaguje na potrzeby klubów.

---

Jak dokładnie wygląda zmiana systemu do zarządzania klubem?

Około 25% ze wszystkich klubów, które działają na WodGuru, przyszła do nas z innego systemu. Efitnessy, gymsteery, perfectgymy, gymmanagery – you name it. Mamy doświadczenie w migracji klubów do WodGuru z każdego z tych systemów.

Za każdym razem proces wygląda bardzo podobnie.

1. Darmowa rejestracja i zapoznanie się z WodGuru, przeklikanie całego systemu i upewnienie się że spełnia Wasze wymagania,
2. Gdy się zdecydujecie -> Konfiguracja WodGuru, przygotowanie grafiku, karnetów itd. (We wszystkim pomagamy i prowadzimy Was za rączkę 🥰)
3. Umówienie się na konkretny termin przepięcia systemu (najlepiej w weekend),
4. W umówionym dniu, migracja danych klubowiczów i przepięcie sprzętu. Całość trwa 1-3h.
5. Wysłanie powiadomień do klientów – od kolejnego dnia roboczego, działacie już na nowym systemie, a my jesteśmy dostępni dla Was na czacie i pod telefonem w razie pytań (które na pewno się pojawią).

Do tego:

• Jeżeli macie jakiś okres wypowiedzenia w aktualnym systemie, macie u nas gwarancje braku płatności z tym czasie.

Baza danych

Jeżeli w Waszym systemie jest możliwość wygenerowania pliku (excel / csv) z podstawowymi danymi Waszych klientów klubu, przeniesiemy je bez problemu. Jeżeli znajdziemy tam dane o karnetach, je też przeniesiemy. Zdecydowana większość systemów ma takie raporty. Jeżeli Wasz ich nie ma, tym bardziej powinniście go zmienić 😅

Na końcu, gdy wszystko będzie gotowe, Wasi klubowicze dostaną wiadomość powitalną i wszystkie instrukcje jak zadomowić się w nowym systemie.

Sprzęt

Ten sprzęt, który macie aktualnie, najprawdopodobniej u Was zostanie i będzie działał dalej.

Drukarka – Na 100% wspieramy Waszą drukarkę.

Czytnik – na 90% wspieramy Wasz czytnik. Ale jeżeli Wasz czytnik jest wśród tych 10%, których nie wspieramy, to możemy zacząć go wspierać 👍

Support

Widzimy, że największym problemem jest nasza głowa 🙂 Nasze przyzwyczajenie, że kiedyś rzeczy robiło się tak, a teraz jest inaczej. To dość normalne, dlatego jesteśmy cały czas dostępni na wbudowanym w systemie czacie i pod telefonem, żeby Wam pomagać i odpowiadać na Wasze pytania.

---

Ile trwa zmiana systemu i ile to kosztuje?

Ile trwa, to zależy od Was 🙂

Od momentu, w którym do nas napiszecie, moglibyśmy mieć już wszystko gotowe w 2-3h. To się oczywiście rozkłada, ponieważ potrzebujecie czasu na zapoznanie się i przeklikanie nowego systemu.

Podsumowując, proces jest dość sprawny i zależy głownie od sprawności naszej komunikacji i od tego, jak bardzo się śpieszymy.

Ile kosztuje? Nic. Sama migracja danych i przepięcie sprzętu nie kosztuje u nas nic. Jedyna opłata to ta miesięczna za używanie systemu, opisana w naszym cenniku.

---

Czy warto zmieniać oprogramowanie?

Na pewno warto znać inne opcje i się na nie nie zamykać.

Warto się rozglądać, jeżeli aktualne oprogramowanie nie do końca się sprawdza. Na co zwrócić uwagę w systemie, pisaliśmy o tym tutaj.

Warto pamiętać, że sam proces zmiany systemu zarządzania obiektem sportowym jest łatwy i nie powinien Was powstrzymywać.